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想要工作更順心?6招化解職場難題

出處/ 2014年10月號/第331期 
採訪整理/
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想要工作更順心?6招化解職場難題

業績壓力大、工作項目多又雜、同事不時推諉塞責,面對排山倒海而來的工作壓力,要懂得方法,才能從源頭解決問題,同時爭取老闆信任、同事支援,讓自己更游刃有餘的在職場衝刺!

毅辰擔任業務人員已經兩年了,近年來,公司因為求生存而進行產業革新,使得平日的工作模式改變很大,不但引進新策略,還新增「關鍵績效指標」(Key Performance Indicators,簡稱KPI),把很多工作表現的細項數據化、具體化,提高檢核員工的標準。此外,公司還以GPS即時掌握每位外勤人員的所在位置,自我要求高的毅辰兢兢業業,備受壓力。面對各種變動的壓力,加上老闆、上司的要求不斷提高,員工該如何自我調適?

1破除心理壓力   
    先找根源在哪

聯合心理諮商所諮商心理師林萃芬表示,想要紓壓,最重要的是先找到產生壓力的原因。常見的壓力來源如下:

1.做不擅長的工作。

2.逐年提高的業績標準。

3.有截止日期或結算業績的時間壓力。

4.業務量非平均分散,常集中在某個時段特別忙碌。

5.老闆不願意再請人,一人當兩人用。

6.工作多到做不完,常常需要加班。

7.人際關係緊張,不知道要怎麼和主管同事溝通。

8.公司讓同仁覺得沒有安全感,好像隨時可能被裁員。

林萃芬心理師認為,「壓力感受是比較主觀的」,即使是同樣的狀況,每個人對壓力的感受都不同,所以對自己了解程度越高,也就越能避免壓力的干擾。事實上,一旦找到壓力來源,往往就能知道該往哪個方向做調整,例如:壓力來源是時間的人,就要調整運用時間的方法,排優先順序或是提高效率,絕不能把工作拖到最後一刻才開始做。此外,如何調適壓力、提高自己的應變能力也很重要。►延伸閱讀職場新鮮人必看!《情緒勒索》作者教你如何不被毒舌又愛暴怒的老闆、同事欺負


2若壓力來自個性或想法
   提升自我成熟度才能治本

林萃芬心理師說,壓力分為顯性和隱性兩種,顯性壓力較易看見,例如:有十件事情等著做、外在環境或制度的變革等;而內在的隱性壓力,來自於想法或個性,像是常用負面的思考模式,或是猶豫不決、害怕逃避、追求完美的人,都比較容易有心理壓力。

當然,性格不同,感受到的壓力也不同。林萃芬心理師發現,有些人標準很高,一定要做到完美才罷休,或是個性非常固執,一定要照著計畫做,如果沒照計畫進行就不能接受的人往往壓力最大,「這種人一定要調整個性,壓力才會變小,不然就算換跑道、換部門,還是會覺得壓力很大」。

此外,個性奮勇向前跟安分守己的人相比,壓力源也多半不同。奮勇向前的人壓力多半來自要達到什麼樣的目標或表現,或是在最短的時間內完成,性格上也比較容易焦慮,但對於改變的適應力較強。相反的,如果主管要求安分守己的人更加突破,不要再保守下去,這類型的人就會備感壓力,而且安分守己的人也比較容易因人際應對缺乏彈性、無法融入團隊而產生壓力。

林萃芬心理師分析,從心理的角度來看,很多人在生涯過程中的成熟度是不夠的,例如:「我就是喜歡業務的工作,但我不要有業績壓力,若有業績壓力也不要超過我的能力範圍。」像這種因不切實際的要求和想法而引起的壓力,與其不停找方法紓壓,還不如提升自我的成熟度才能治本。

「壓力一定要略大於自己的能力才能激發自己的潛力。如果常把做不好歸因給環境或公司太苛刻,在心理學上是一種『防衛機轉基因』啟動自我保護的表現。」林萃芬心理師說,夠成熟的職場人,會在經過一番努力還是做不好時,去跟主管或同事討論看到底發生了什麼事,如果還沒開始做就告訴自己「我做不好」,那就真的做不好了。


3工作爆量,學習讓老闆安心
    又能尋求支援的溝通法

若工作真的爆量,事情又排山倒海的交代下來,不妨嘗試「向上管理」。華人治療研究發展基金會諮商心理師黃暐超經常進入企業進行教育訓練及個案諮商,他發現,溝通是向上管理成功的重要關鍵,所以如何和主管協調出合理的績效要求,員工並非完全束手無策。

黃暐超心理師建議,首先員工要先能同理老闆的心情,接著跟老闆表示:「我很感謝老闆相信我有能力可以勝任,才會把這些工作交付給我。可是,目前遇到瓶頸,像是……」,接著把困難詳細具體的講出來,例如:雖然可以每件事都做完,但都只能做到60分,不見得符合老闆的期待,可是,如果現階段讓我先完成哪些工作,其餘工作截止時間能往後延或請XX同事支援的話,就能把每一個工作都做到比較完美,接著再向老闆徵求意見。

上述溝通方式因為先幫老闆想好解決辦法,表明自己會做其中能勝任的部分,其餘忙不過來的部分,也推薦了適合的人去做,這樣就不會讓老闆覺得是在推卸責任,或擔心事情最後沒人做。


4老鳥常把工作推給自己
   聰明說「不」,不惹人嫌

假如同事常拜託自己支援工作,黃暐超心理師說,在答應幫忙前,一定要考慮:「這個時間我允不允許?」千萬不要為了維持人際和諧就一直當職場濫好人,不然到最後自己會很辛苦。

因為在勉強幫忙的過程中,一定會有諸多抱怨或心生不滿。就算不表態,無形中還是會影響同事之間的相處,所以要小心避免。不過,也不要每次都拒絕別人,不妨3次中答應1次,避免之後需要同事幫忙,卻沒有人願意伸出援手。

黃暐超心理師說,不管是答應或不答應,立場都要很堅定。可以明白告訴對方自己現在必須做哪些事,什麼時間較有空幫忙,給對方一個明確的時間點,如果對方等不了,只能請對方另找人協助,以免耽誤。告訴對方自己能協助的範圍,才不會讓自己累積太多疲勞和情緒。


5團體工作要注意時間安排
   避免延誤他人而樹敵

壓力太大,會反映在生理和心理的狀態上,有些人壓力大就容易暴躁,讓周圍的同事感到困擾,或是出現偏頭痛、肩頸痠痛等生理上的病痛。黃暐超心理師說,這時一定要放輕鬆,並把標準放寬,或是重新將工作排序,哪些事一定要先做,哪些可以之後慢慢計畫。有些事是老闆隨口交代的,可以放到最後再做。當然,如果可以跟老闆討論工作排序更好,建議先說出自己的工作規劃,若老闆覺得不妥,就會講出最急迫、最重要的事項,再依照此順位確實完成。

在時間管理方面,很多人會採用美國管理學家科維所提出的「時間四象限」法,把事情依據「重要」和「緊急」劃分成四個不同的程度──緊急且重要、緊急但不重要、重要但不緊急、不重要也不緊急。

黃暐超心理師提醒,應該先把事情分兩大類──個人可獨自完成的工作、有其他人一起參與的團體工作,再用四象限法區分。

「很多人在排序時,都是以自己為出發點,比如:對我而言,A事件既重要又緊急,所以我先去做。如果是獨自完成的事情當然沒問題,但若是跟團體有關的工作,這時就要思考:這份工作別人排在哪裡?如果我把這件事歸類為不緊急又不重要,但對其他人來說是超緊急又重要的事,就可能會因認知落差而無法完成工作。」所以,黃暐超心理師建議,先把事情分兩大類,再使用四象限法,才不會產生不必要的人際磨擦。


6專心做好一件事
   工作與生活才能分得開

此外,很多專家提倡善用零碎時間去完成某些事情,但黃暐超心理師認為,還是要讓自己有一些休息的時間,不要把所有的時間塞滿。「生活跟工作之間一定要取得平衡。我可以多花時間在工作上,但不代表我不花時間在其他的部分,因此要清楚保留休息的時間,這段時間不做跟工作相關的事情。」

黃暐超心理師說,臨床上最常遇到的工作壓力案例,是工作跟家庭間無法取得平衡。有些人說要回家陪小孩,但常回到家後就把小孩放在一旁,自己還是繼續盯著電腦工作。這樣不但沒有陪到小孩,還可能嫌棄孩子在旁邊玩耍,會打斷自己工作的思緒,結果雙方都很不開心。

「遇到這種情況,首先要設定目標,並按照計畫執行。例如:目標──每天花一個小時陪小孩。那麼在這一個小時當中,就要專注且認真的陪伴孩子,暫時把工作放在旁邊。「同時做兩件事,很難兩全其美。」黃暐超心理師提醒。

而另一種常遇到的狀況是:下班要陪老闆去應酬。黃暐超心理師說,有些應酬如果真的不得不去,可直接跟家人明白的溝通:「這段時間我必須去應酬。」接著就認真活在當下,千萬不要邊陪老闆應酬,腦中一直掛心家裡的事情,回到家後又很懊惱剛剛陪老闆應酬時心不在焉,一直講錯話。「一旦設定目標,就專注當下去執行,否則可能兩樣都做不好,反而讓自己壓力更大」。

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關鍵字: 工作職場業績上班壓力紓壓溝通
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